Các doanh nghiệp, đặc biệt là DN siêu nhỏ, DN nhỏ và vừa (DNNVV) khi triển khai sổ kế toán doanh nghiệp cần chú ý các quy định mà tư vấn Blue giới thiệu sau đây để thực hiện đúng.
Căn cứ Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính thì sổ kế toán của DN nói chung và DNNVV nói riêng được dùng để ghi chép, lưu giữ và hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian mà có liên quan đến DN. Một kỳ kế toán, mỗi DN chỉ có một hệ thống sổ kế toán.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho DN, theo quy định tại Thông tư số 200 và Thông tư số 132 của Bộ Tài chính, DN nói chung, DNNVV và DN siêu nhỏ nói riêng có thể tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình, tuy nhiên phải đảm bảo thông tin về giao dịch kinh tế được cung cấp đầy đủ, minh bạch, dễ đối chiếu, kiểm tra và kiểm soát dễ dàng. Nếu không tự xây dựng được biểu mẫu sổ kế toán, DN có thể dựa theo hướng dẫn đi kèm Thông tư số 200 và Thông tư số 133 áp dụng biểu mẫu sổ kế toán nếu phù hợp.
Ngoài ra, Thông tư số 132/2018/TT-BTC cũng quy định với DN siêu nhỏ, nội dung sổ kế toán, hệ thống sổ kế toán, việc mở – ghi – khóa – lưu trữ sổ kế toán và sửa chữa sổ kế toán được thực hiện theo quy định tại Điều 24, Điều 25, Điều 26, 27 Luật Kế toán và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư này. Cụ thể, sổ kế toán phải ghi rõ tên sổ; tên đơn vị kế toán; thời gian lập sổ/ thời gian khóa sổ (ngày, tháng, năm); chữ ký của người lập sổ, chữ ký kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Nội dung chủ yếu phải có trong sổ kế toán của DN siêu nhỏ là: Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Ngày, tháng, năm ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán.
Đồng thời, căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định, DN siêu nhỏ phải chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị. Một kỳ kế toán năm, mỗi DN siêu nhỏ chỉ sử dụng duy nhất một hệ thống sổ kế toán và được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán cho DN mình.
Nhớ rằng, việc quản lý sổ kế toán của tất cả DN đều phải chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Nhân viên nào được giao sổ kế toán thì phải chịu trách nhiệm về việc giữ sổ và những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân sự giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa người mới và người cũ. Biên bản bàn giao phải có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng (chi tiết xem tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, và Thông tư số 133/2016/TT-BTC).
Với các DN siêu nhỏ, có thể bố trí người phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng, miễn đảm bảo không vi phạm quy định tại Điều 19 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ. DN siêu nhỏ nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ có thể tự tổ chức thực hiện công tác kế toán theo quy định tại Thông tư này.
Đáng chú ý, các DN siêu nhỏ có thể ký HĐ với đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán (danh sách các đơn vị đủ điều kiện được công bố và cập nhật định kỳ trên Cổng thông tin điện tử của BTC) để thuê dịch vụ làm kế toán hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, sổ kế toán của các DN nói chung và DNNVV phải mở vào đầu kỳ kế toán năm và DN mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của DN có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để dạng tờ rời.
Việc ghi sổ kế toán phải dựa trên chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Ngoài ra, cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập BCTC và khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo pháp luật quy định. Phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán. Người ghi sổ là cá nhân hành nghề thì ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.
Về sửa chữa sổ kế toán, tất cả các DN nói chung khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp đã được quy định trong Luật Kế toán.
Cụ thể, khi phát hiện có sai sót trong sổ kế toán, không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp dưới đây:
Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;
Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;
Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng. Trường hợp thấy sai sót trong các kỳ trước, DN phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của pháp luật…
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
