Các sai sót với chứng từ kế toán

Xử lý chứng từ kế toán là công việc quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên, đôi khi không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Việc nhận diện và chỉ ra những lỗi thường gặp về chứng từ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sai sót không đáng có, từ đó ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán trong đơn vị mình. Tư vấn Blue xin được giới thiệu Các sai sót với chứng từ kế toán trong bài viết sau.

Chứng từ kế toán là gì?
Theo điểm 3, điều 3 của Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 quy định “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do BTC ban hành ngày 22/12/2014, tất cả các loại chứng từ đều mang tính hướng dẫn, doanh nghiệp được tự thiết kế, thay đổi một cách linh hoạt. Vì vậy, điều này có thể dẫn đến những sai sót liên quan đến chứng từ kế toán nhiều hơn.
Một số sai sót thường gặp liên quan đến chứng từ kế toán
Chủ doanh nghiệp cần lưu ý việc áp dụng hệ thống chứng từ trong công ty mình sao cho đảm bảo phù hợp với yêu cầu của Luật kế toán; đồng thời cũng phải đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch trên các chứng từ. Một số sai sót thường gặp liên quan đến chứng từ kế toán như:

• Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố cần thiết, thiếu chữ kí của các cá nhân, bộ phận có liên quan.
• Các chứng từ gốc kèm theo không đảm bảo tính logic về mặt thời gian. Ví dụ: ngày ghi trên giấy tạm ứng sau ngày trên hóa đơn.
• Không kiểm tra kỹ thông tin trên hoá đơn các nội dung: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ dẫn đến thông tin kê khai sai hoặc thông tin của công ty khác.
• Hoá đơn mua vào không có dấu của giám đốc hoặc thiếu chữ ký của bên mua hàng.
• Hoá đơn mua vào trên thông tin có bảng kê nhưng lại không xin bảng kê chi tiết đi kèm nên thiếu dữ liệu để hạch toán.
• Lập bảng kê khách lẻ, kê khai thuế rồi nhưng quên không viết vào hoá đơn.
• Hoá đơn viết ra giám đốc chỉ ký, đóng dấu liên 2 (giao cho khách hàng) còn liên 1 và liên 3 không ký, đóng dấu nên khi chuẩn bị quyết toán không chuẩn bị kịp.
• Hoá đơn huỷ chưa xé ra khỏi cuống nhưng không gạch chéo cả ba liên làm cho kế toán hiểu nhầm là hoá đơn bán hàng thông thường và hạch toán vào doanh thu nên sai sót
• Hoá đơn huỷ đã xé liên 2 ra khỏi cuống nhưng lại thiếu biên bản huỷ hoá đơn. Hoặc có biên bản huỷ nhưng không kẹp vào liên 2 đã xé nên đánh mất.
• Các chứng từ gốc kèm theo không đầy đủ. Cụ thể, với các khoản chi phí cho nhân viên, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác, kế toán thường gặp phải các sai sót đối với các chi phí này chủ yếu liên quan đến khía cạnh sự đầy đủ của chứng từ cũng như các căn cứ xác minh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, ví dụ như:
• Các bảng lương thiếu có chữ kí của người nhận tiền.
• Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.
• Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng.
• Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu quyết định cử đi học.
• Chi sửa chữa vật dụng, tài sản hỏng không có biên bản xác nhận tình trạng kĩ thuật.
• Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm.
• Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng đính kèm.
• Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ đối tượng khách nào,…\Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa khoa học. Ví dụ: chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
• Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí, điều này làm cho khâu kiểm soát chứng từ khó khăn.

Để hạn chế sai sót trong chứng từ kế toán, đòi người làm kế toán cần cẩn thận, có trình độ chuyên môn. Chứng từ phải kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, thường xuyên, kịp thời. Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.