Kế toán là một phần quan trọng đối với bất kì doanh nghiệp (DN) nào và nó không đơn giản như việc cộng hay trừ. Những DN nhỏ thường nghĩ về việc tự xử lý công việc kế toán của mình để tiết kiệm chi phí – nhưng có lẽ đó không phải ý tưởng hay cho lắm.
Các sai lầm trong kế toán có thể ngốn của DN một khoản lớn. Bạn không muốn làm rối tung các con số của mình vì nó có thể cản trở sự phát triển của DN. Chủ DN nhỏ thường mắc các sai lầm trong những năm đầu bởi sự thiếu hụt các thủ tục kế toán phù hợp.
Dưới đây là 6 sai lầm phổ biến mà mọi chủ DN nhỏ cần phải tránh mắc phải.
1. Cố gắng quản lý mọi thứ một mình
Các doanh nhân với niềm đam mêm kinh doanh của mình, thường có khuynh hướng muốn tự làm mọi thứ. Khi mới bắt đầu, bạn có lẽ là người duy nhất phải xử lý mọi thứ. Vấn đề xảy ra khi bạn cố gắng tự quản lý công việc kế toán, nó khiến cho bạn nhận ra chất lượng dịch vụ thực sự bị giảm đi.
Duy trì công việc kế toán quan trọng đối với sự phát triển của DN nhưng công việc này đòi hỏi phải tốn kém thời gian. Hãy đối mặt với điều này:
Bạn không thể xử lý mọi thứ 1 mình. Hãy học cách giao vài việc của mình cho 1 ai đó.
Lời khuyên: Là chủ DN, thời gian của bạn vô cùng quý giá và DN của bạn cần sự tập trung của bạn để nó có thể lớn mạnh. Điều đó có nghĩa bạn cần thuê 1 nhân viên kế toán để xử lý tất cả các nghiệp vụ kế toán.
2. Sử dụng phương pháp rẻ tiền nhất
Luôn tìm kiếm những phương pháp rẻ tiền nhất để tiết kiệm chi phí kinh doanh có thể khiến bạn tốn kém hơn trong dài hạn.
Ví dụ, bạn thuê 1 kế toán với mức lương thấp nhất thì lúc đầu có vẻ chỉ ít tốn kém và là lựa chọn tốt nhất. Nhưng sẽ thế nào nếu họ thường mắc lỗi về tính thuế thu nhập cá nhân của các nhân viên và bạn không thể ký báo cáo nộp thuế đúng hạn?
Ông bà ta có câu: “Trả gì thì nhận đấy” và quả không sai.
Lời khuyên: Tốn thêm 1 chút để công việc đạt đúng chất lượng. Nếu bạn chỉ luôn tìm kiếm những giải pháp rẻ tiền, bạn có thể chỉ nhận về những kết quả tệ hơn mà thôi.
3. Không nắm được sự khác nhau giữa dòng tiền và lợi nhuận
Đúng thế, 2 cái này khác nhau đấy.
Giải thích theo kiểu đời thường thì như sau:
Dòng tiền là tiền chảy ra và vào DN từ các hoạt động tài chính, đầu tư và các hoạt động khác.
Trái lại, lợi nhuận là khoản còn lại từ doanh thu sau khi trừ đi chi phí của DN.
Về lý thuyết, thậm chí 1 DN tạo ra được lợi nhuận vẫn có thể phá sản.
Hãy xem ví dụ, giả sử bạn mua 1 món hàng với giá 100USD và bạn bán lại nó với giá 200USD. Vậy là bạn lời 100USD. Nhưng nếu người mua không thể trả tiền đúng hạn thì sao? Trong trường hợp này, DN của bạn tạo được lợi nhuận nhưng những hóa đơn bạn phải thanh toán khi đó thì sao? Bạn có thể sẽ chả có tiền dù cho bạn có lợi nhuận.
Nếu những lỗi này lặp lại một cách thường xuyên, có khi bạn sẽ bị phá sản.
Lời khuyên: Hãy theo dõi những thứ bạn chi tiêu so với những thứ bạn bán ra. Lời khuyên là hãy xem xét tất cả các báo cáo tài chính hàng tháng để có cái nhìn rõ ràng về DN của bạn chính xác đang ở đâu.
4. Lẫn lộn việc kinh doanh với tài chính cá nhân
Đây là cách nhanh và dễ làm rối tung tình hình tài chính của DN. Bước đầu khi bạn khởi nghiệp là mở ngay 1 tài khoản ngân hàng. Lời khuyên là đưa tất cả các khoản thu và chi thông qua tài khoản ngân hàng này.
Tuy nhiên có lẽ bạn vẫn phải chi tiền túi cho nhiều khoản chi phí, vì thế việc ghi chép những khoản này là cần thiết. Sẽ có những khoản được khấu trừ thuế. Nếu không có ghi chép, bạn không thể được khấu trừ – nó sẽ khiến bạn mất tiền vì mất các khoản khấu trừ thuế.
Lời khuyên: Tách bạch các khoản chi tiêu cá nhân và kinh doanh một cách rõ ràng và ghi chép lưu trữ để tránh đau khổ vì mất tiền.
5. Không sử dụng phần mềm hay công nghệ đám mây
Với việc sử dụng phần mềm, tất các các yêu cầu kế toán như tính lương và dự toán ngân sách được tự động thực hiện. Điều này sẽ giúp đóng sổ, làm báo cáo nhanh chóng, cho phép bạn dành thời gian quý giá của mình vào những thứ bạn cần làm như hoạt động kinh doanh thực sự của bạn chẳng hạn.
Nhiều kế toán và những người có chứng chỉ kế toán chuyên nghiệp (CPA) cho rằng chỉ dùng Microsoft Excel là đảm bảo công việc hiệu quả. Tuy nhiên, dễ dàng nhận ra rằng Excel không tiên tiến và có tính tương tác cao như bất kỳ phần mềm kế toán nào.
Ví dụ, Excel không thể kiểm tra được lỗi của người dùng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán đám mây thực hiện phương pháp bút toán kép để loại bỏ những lỗi đó. Báo cáo của công ty tư vấn Gartner cho biết vào năm 2016 công nghệ đám mây sẽ trở thành xu thế mới.
Lời khuyên: Hãy tận dụng công nghệ đám mây. Nếu bạn không dùng nó, bạn có thể bỏ lỡ công nghệ mà nó có thể giúp DN của bạn vận hành trơn tru hơn.
6. Không thường xuyên lưu trữ dữ liệu
Rất nhiều DN vừa và nhỏ và các kế toán không nhận thấy tầm quan trọng của việc lưu trữ dữ liệu thường xuyên. Ngoài các trường hợp như máy tính bị hỏng và mất hay các thiết bị bị trộm cắp, cần phải chuẩn bị cho các trường hợp nghiêm trọng khác. Một ngọn lửa từ văn phòng của bạn hay ngập do ống nước vỡ có thể cuốn phăng tất cả dữ liệu và thông tin của bạn, và điều này có thể xảy ra ngay cả khi bạn không ở trong khu vực dễ xảy ra thiên tai.
Lưu trữ nhiều bản để an toàn tối đa cho dữ liệu là cần thiết đối với các DN, đảm bảo bạn có thể truy cập dữ liệu trong nhiều năm tiếp theo. Việc lưu trữ dữ liệu có thể thực hiện thông qua dịch vụ online cho phép bạn lưu dữ liệu dưới dạng mã hóa.
Lời khuyên: Bạn nên lên lịch lưu trữ định kỳ cho các dữ liệu tài chính, thậm chí ở các địa điểm khác nhau nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu thậm chí cả trong các trường hợp thiên tai.
Những lỗi kế toán phổ biến ở trên có thể xảy ra với bất kì ai, tại bất kì thời điểm nào khi vận hành công việc kinh doanh và những lời khuyên trên có thể giúp cho công việc kế toán của bạn trở nên dễ dàng hơn và giúp bạn đưa ra những quyết định tốt hơn.
