Trước khi bước vào giai đoạn tổ chức sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện cần phải xin được giấy phép tổ chức sự kiện từ các cơ quan có thẩm quyền như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Bản quyền… Công việc này đóng vai trò hết sức quan trọng, quyết định sự thành bại của sự kiện, rằng sự kiện có thể được diễn ra hay không và tất cả mọi nỗ lực, công sức và thời gian để lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện chương trình có bị bỏ phí hay không.Để có thể tổ chức được sự kiện, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Tư vấn Blue xin được giới thiệu thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện.
Thủ tục cấp giấy phép tổ chức lễ hội
Để có thể tổ chức được sự kiện, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức các loại sự kiện. Tuy nhiên, do chưa am hiểu hết các quy định này, cũng như không có nhiều kinh nghiệm khi tiến hành làm thủ tục mà hiện nay, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện của nhiều đơn vị vẫn còn gặp nhiều khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém.
1. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm:
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.
– Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
– Kịch bản nội dung sự kiện.
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.
– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện có thêm các chương trình với nội dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, cụ thể:
a. Tổ chức họp báo
– Đơn xin phép họp báo gồm: ( Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Nội dung ), người thuyết trình, người chủ trì (Họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời.
– Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)
– Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…)
– Thời gian cấp: 1 ngày ( không kể ngày nghỉ)
b. Tổ Chức Trình Diễn Thời Trang
– Đơn xin phép trình diễn thời trang
– Danh sách người mẫu
– Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn
– Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn)
– Hợp đồng địa điểm tổ chức
c. Tổ chức biểu diễn ca nhạc
– Đơn xin phép: Thờigian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết),thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?
– Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng)
– Hợp đồng địa điểm
-Thời gian cấp: 7 ngày ( không kể ngày nghỉ)
Lưu ý: Từ tháng 7/2008 các chương trình có các hoạt động văn nghệ (hát, nhạc…) liên quan đến tác giả, tác phẩm thì cần mua tác quyền sử dụng bài hát bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với tác giả v/v đồng ý cho sử dụng tác phẩm.
2. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.
3. Thời hạn nộp hồ sơ
Hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày diễn ra chương trình. Đối với chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vẫn miễn phí.
